¿CMMS o EAM?
Evolución de la gestión de activos y mantenimiento
Actualmente las empresas y ejecutivos se enfrentan a muchos desafíos en sus operaciones, uno de ellos es llevar adecuadamente la administración de los activos y la gestión del mantenimiento.
Para esto se han ingeniado varias formas de hacerlo, partiendo con una iniciativa muy manual que se apoya en la versatilidad del Excel y todas sus gráficas, las cuales se construyen con variedad de datos de miles de hojas de cálculo permitiendo presentar información medianamente confiable, otra forma es la impresión de muchísimas órdenes de trabajo que finalmente se acumulan en archivos y por último otro popular método de gestión de mantenimiento entre los ingenieros de mantenimiento, es el famoso Gantt o sabana de mantenimiento el cual permite la programación del mantenimiento preventivo, dibujado en una pizarra grandísima ubicada estratégicamente lo que permite sea visible para todo el departamento de mantenimiento. Todos los métodos mencionados anteriormente han funcionado y siguen funcionando para muchas empresas que aún no han decidido cambiar sus viejas prácticas.
Con el pasar del tiempo las empresas, sobre todo las grandes corporaciones empezaron adquirir sistemas ERP (Enterprise Resourse Planning) para controlar sus áreas de finanzas, producción, almacenes de producto terminado, calidad, etc. Bajo este contexto, los fabricantes ERP vieron un nicho en el mercado, específicamente en el mantenimiento y oportunamente desarrollaron sus propios módulos enfocados a la gestión del mantenimiento, algunas de estas soluciones se fueron especializando mientras actualizaban sus versiones y otras quedaron rezagadas sencillamente porque los temas de mantenimiento no son el fuerte para el tipo de software ERP.
Para los años 60 empiezan a surgir aplicaciones CMMS (Computerized Maintenance Management System – Sistema de mantenimiento computarizado) una alternativa ideal para llevar la administración y gestión del mantenimiento en las empresas de forma organizada y planificada.
En los años 80-90 evolucionan algunos CMMS y nacen algunos otros, agregando nuevas funcionalidades esenciales para la administración de los activos, convirtiéndose en lo que hoy en día se conocen como sistemas EAM (Enterprise Asset Management – Sistemas de Gestión de activos empresariales).
Una visión moderna de los sistemas para la gestión de mantenimiento
Producto de toda esta evolución, actualmente existen en el mercado diferentes alternativas de softwares para gestionar mantenimiento, traduciéndose en un gran desafío para los dueños de empresas, ingenieros de mantenimiento y para los equipos de proyecto cuando se trata de elegir aquel que mejor se adapte a sus necesidades puntuales.
La intención del artículo es explicar de manera sencilla funcionalidades que diferencian un CMMS de un sistema EAM.
Lo primero que hay que mencionar es que ambos sistemas cubren la mayoría de las necesidades de la administración de activos, la gestión de mantenimiento y a los requerimientos de normas ISO, incluso existen algunos CMMS que se hacen llamar CMMS/EAM por las nuevas funcionalidades que han agregado en sus actualizaciones lo que hace se asemejen a los aplicativos EAM. A pesar de que la línea que los diferencia es muy delgada, si es posible asegurar que existen diferencias de los CMMS con los EAM.
En la actualidad, la mayoría de los CMMS cuentan con la gestión de mantenimiento preventivo (PM), para mantener los activos precargados en la aplicación. Muchos ofrecen funciones adicionales, como gestión de proyectos, soporte para sitios múltiples o la posibilidad de comprar refacciones de mantenimiento, reparaciones y operaciones (MRO) desde un catálogo en línea de manera integrada. Acompañado de una funcionalidad móvil para gestionar gran parte del aplicativo sin limites de usuarios. Pero definitivamente el enfoque desde que fueron creados fue para gestionar todo lo referente al mantenimiento, apertura y administración de OTS, sean de tipo preventivo, predictivo o correctivo, acumulación de costos, seguimiento de actividades, seguridad, refacciones vinculadas a las OTS, asignación de M/O para la ejecución de las OTS y algunas otras funcionalidades, dependiendo del fabricante del aplicativo.
Enterprise Asset Management
Ahora bien, en el caso de los EAM estos fueron concebidos con una visión mas amplia respecto al ciclo de vida del activo y a su administración. Dentro de esta administración esta la gestión del mantenimiento, pero un buen sistema EAM asume ese ciclo de vida del activo desde que la empresa tiene pensado iniciar con un proyecto para adquirirlo y construir sus instalaciones o adecuar el espacio físico donde se ubicara, es decir una gestión integral de esos activos desde que se van a comprar a instalar a iniciar sus operaciones y gestionar sus garantías a través de sus módulos de proyecto, compras y presupuesto.
Todos los estados del ciclo de vida del activo son configurados dentro del aplicativo, ejemplo: instalado, en funcionamiento, fuera de funcionamiento, en reparación, desincorporado. Cada uno de esos estados genera gastos que se irán acumulando en la ficha técnica del activo y el sistema los muestra a través de: M/O Interna, M/O externa, Herramientas, refacciones o repuestos, accesorios, manipulación etc. Sin olvidar que también está la ejecución de OTS y actividades que pueden ser auditadas en cualquier momento, todo este ciclo cumple con la norma ISO55000.
Pero definitivamente esa no es la gran diferencia, por que hay algunos CMMS que pudieran cumplir con un control detallado del ciclo de vida de los activos, la diferencia se enfoca en como los fabricantes de EAM han evolucionado de manera más acelerada e innovadora a los requerimientos del mercado, agregando algunos módulos, por mencionar algunos: control de vibraciones, consumo de energía, códigos de barras, entre otros. Han incluido metodologías de mantenimiento, ejemplo RCM y han mejorado la forma de presentar la información para el análisis y toma de decisión de la administración de los activo con tecnologías para integraciones preconfiguradas que permiten la conexión con ERP (sistemas de gestión financiera) cualquiera sea su marca, con distintos BI (Business Intelligence), sistema scada, sensores IOT. Y si miramos allá han creado suite en la nube verticalizadas o preconfiguradas por industrias, además de redes sociales empresariales y desarrollo de sus funcionalidad de la móviles que permiten operar esta poderosa herramienta desde la palma de la mano.
Finalmente, la posibilidad de elección de adquisición de licenciamiento Cloud o tradicional, haciendo posible que el cliente decida como quiere adquirir su proyecto.
Da la sensación de que los fabricantes de buenos sistemas EAM tenían un paso adelante en cuanto a avance tecnológico y se prepararon para asumir el “futuro”, ese que estamos viviendo hoy en un mundo afectado por una pandemia que ha revolucionado la forma dirigir las empresas.
Conclusiones
No hay sistemas buenos y malos, todos están diseñado para una finalidad determinada, tampoco hay uno para grandes empresas y otro para pymes. El mercado esta tan competitivo que los fabricantes de software se valen de estrategias comerciales agresivas que apuntan hacían implementaciones acelerados y agiles, renta del software como servicio SaaS con el propósito de disminuir los costos de adquisición y posicionarse como líderes.
Las empresas que toman muy seriamente el mantenimiento, tienen bien definidas sus metodologías y tienen mapeado una estrategia de evolución, muchas de esas que miran hacia una evolución a mantenimiento 4.0 son las que se inclinarán hacia soluciones tipo EAM.
Definitivamente para hacer la importante elección del sistema adecuado se deberá tener en cuenta la situación actual de la empresa, la proyección del crecimiento y evidentemente el presupuesto de inversión.
Para concluir dejamos la siguiente reflexión ¿estábamos preparados como organización para asumir los retos actuales? ¿Cuáles serán los próximos pasos en materia de administración y gestión de activos empresariales?